Автоматизация документооборота
Документы создаются сами, в один клик: договоры, счета, акты и дополнительные соглашения собираются из данных вашей CRM, без ручного заполнения. Сотрудники тратят время на клиентов, шаблоны заполняет система.
- Данные CRM
- Шаблон
- Готовый документ
Встраивается в вашу систему: сотрудники работают там же, где и раньше
Одни и те же данные приходится вводить снова и снова
Реквизиты, ФИО, услуги и цены уже есть в CRM, но каждый договор собирают вручную, будто клиента видят впервые. Сотрудники тратят на повторный ввод одних и тех же данных очень много времени.
стоимость
Минуты на документ складываются в часы
1 000 × 8 мин = 8 000 мин ≈ 133 ч на документы
в месяц можно освободить от заполнения документов с помощью автоматизации*
Автоматизация высвобождает из них ≈117 ч, экономия ≈70 000 ₽ при ставке 600 ₽ в час
* Пример иллюстративный. Точный расчёт сделаем на основе ваших бизнес-процессов по запросу
Шаблонизатор собирает документы из данных CRM
- Поиск файла
- Копирование данных
- Заполнение полей
- Сверка
- Отправка
- Карточка в CRM
- Создать документ
- Копирование, заполнение и сверка больше не нужны
Данные вводятся один раз, документы собираются из них сами.
Сотрудник не осваивает новую программу и не вводит данные повторно: всё происходит в его CRM.
документов
Какие документы можно формировать
Один механизм для отдела продаж, бухгалтерии, юридического отдела и клиентского сервиса.
Есть похожая задача?
Расскажите о ней — мы с удовольствием поможем и подскажем, с чего лучше начать.
5 шагов от шаблона до документа
- 01Загружаем типовой документ
- 02Обозначаем в нём поля-метки
- 03Связываем метки с данными и логикой системы
- 04Привязываем к действию пользователя
- 05Получаем готовый документ
Механизм настраивается один раз и дальше работает с разными формами и процессами.
Метки превращают данные CRM в готовый документ
Договор оказания услуг № {НомерДоговора}
Заказчик: {ФИОКлиента}
Исполнитель: {НазваниеОрганизации}
Услуга: {НазваниеУслуги}
Стоимость: {Сумма}
Договор оказания услуг № 0347
Заказчик: Иванов Иван Иванович
Исполнитель: ООО «Пример»
Услуга: Техническое обслуживание
Стоимость: 45 000 ₽
Метка подсказывает системе, какие данные взять и куда вставить. Если нужной метки ещё нет, разработчик подключит источник и задаст правила получения значения.
шаблонами
Не каждая правка документа требует программиста
После настройки шаблоны правят те, кто за них отвечает. Юрист сам меняет формулировку, менеджер сам переставляет поля, и заявка разработчику не нужна.
Бизнес управляет шаблоном
Уполномоченный пользователь меняет- Формулировку пункта
- Порядок существующих полей
- Текущую редакцию шаблона
Разработчик расширяет возможности
Разработчик подключается, когда нужно- Новый тип данных или метка
- Новый источник данных
- Изменение бизнес-логики
Регулярные правки больше не ждут в очереди у разработчиков.
Актуальная редакция вместо папки с копиями
В папке лежат «Договор_финал», «Договор_финал_2» и «Договор_новый», и сотрудник может отправить клиенту устаревший.
Договор купли-продажи № 0347
Продавец: ООО «Пример»
Покупатель: Иванов Иван Иванович
Предмет договора: товар по спецификации
Стоимость: 45 000 ₽
Шаблоны хранятся в одном месте: новую редакцию загружают на замену, версии учитываются.
- v1
Редакция 1 - v2
Редакция 2 - v3 · актуальнаяРедакция 3
Сопровождать типовые формы проще. При необходимости можно вернуться к предыдущей редакции или создать новую.
Процедуры согласования и утверждения версий
Счета на основании учтённых услуг
- 01Услуга и клиент учтены в CRM
- 02Система получает реквизиты и перечень услуг
- 03Формируется счёт
- 04Дальнейшая обработка
Счёт собирается из данных уже учтённой услуги, и на ручное оформление время не уходит.
Отправка счёта без участия пользователя, регистрация оплаты и создание закрывающих документов. Это возможно при наличии интеграций и подходящих условий.
Три уровня автоматизации: растите поэтапно
- Уровень 1 · реализованоПо кнопке
Сотрудник формирует документ в карточке клиента или сделки
- Уровень 2 · развитиеПо событию
Документ создаётся при определённом статусе или действии в CRM
- Уровень 3 · развитиеСквозной процесс
Формирование → проверка → согласование → отправка → подписание → хранение
- Реализованный сценарий
- Возможный сценарий интеграции или развития
Хотите так же в своей компании?
Свяжитесь с нами — обсудим ваши процессы и вместе найдём подходящее решение.
Выигрывает каждое подразделение
Один модуль для всей компании.
Меньше ручного ввода, меньше ошибок
- Сотрудник меньше копирует значения между системами
- Меньше риска опечаток, пропусков и неверных реквизитов
Генератор не гарантирует безошибочность. Качество зависит от корректности исходных данных, правил подстановки и актуальности шаблонов.
Проверка обязательных полей, предупреждения о неполных реквизитах, контроль корректности сумм и статусов.
От шаблонов к сквозному документообороту
Сегодня
- Шаблоны с метками
- Генерация по кнопке
- Учёт версий шаблонов
- Счета по учтённым услугам
Завтра · куда можно расти
Внедрение за 7 понятных шагов
Определяем документы и данные, настраиваем шаблоны, связываем всё это с системой и пользуемся.
Начните с одного документа
- Один документБерём самый частый документ и замеряем время его ручной подготовки
- Измерение эффектаПроверяем качество данных и запускаем пилот
- Расширение на другие шаблоныРаспространяем механизм на остальные типовые документы
Что измеряем
Посмотрите, как это работает, до того, как расширить автоматизацию.
Расскажите о проекте, а мы с удовольствием поможем
Оставьте контакты, и мы свяжемся с вами, чтобы познакомиться, обсудить вашу задачу и вместе найти подходящее решение.